Le stockage en cloud a révolutionné la façon de traitement des documents. Plus besoin de communiquer des fichiers par courriel. Plus besoin de se demander quelle personne au bureau a la copie la plus récente d'un document.
Mais tout comme le stockage sur disque dur personnel, le stockage cloud peut aussi devenir vite désorganisé. Les fichiers sont enregistrés au mauvais endroit et des dossiers en double sont créés. Lorsque les collaborateurs partagent le même espace en cloud, il est difficile de conserver les choses organisées et le stockage perd de son efficacité.
Un stockage cloud anarchique peut entrainer des problèmes. Ainsi, nous pouvons avoir du mal à trouver des fichiers et passer beaucoup plus de temps pour trouver des documents.
Est-ce que votre bureau a souffert d'un stockage cloud problématique? Est-ce qu'il vous semble de plus en plus difficile de trouver des fichiers ?
Voici plusieurs façons de mettre de l'ordre dans les choses et de gagner du temps:
Utilisez une Structure de nommage des dossiers universels
Lorsque les gens utilisent différentes structures pour les dossiers, c'est plus difficile pour tout le monde. Ils ne peuvent souvent pas trouver ce dont ils ont besoin. Cela conduit également à la création de dossiers en double pour la même chose.
Établissez la hiérarchie des dossiers et chercher comment nommer chaque chose. Pour exemple, vous pourriez avoir des "Départements" comme dossier maitre et des dossiers "Projets" à l'intérieur.
Si tout le monde utilise le même système de dénomination, cela réduira le risque de duplication et cela sera plus facile pour trouver les choses.
Gardez la structure à 2-3 dossiers
Lorsque vous avez trop de dossiers imbriqués, la recherche d'un fichier
prend beaucoup de temps avec l'impression de devoir cliquer et cliquer sans fin. Lorsque les collaborateurs doivent cliquer dans plusieurs dossiers, cela les décourage d'enregistrer un fichier au bon endroit.
Pour éviter ce problème, limitez la structure de vos dossiers à deux ou trois degrés de profondeur seulement. Les fichiers seront ainsi plus faciles à trouver et votre stockage en cloud plus facile à utiliser.
Ne créez pas de dossiers pour moins de 10 fichiers
Plus le nombre de dossiers dans lesquels trouver un document est important, plus cela prend du temps. Les dossiers peuvent s'accumuler rapidement car les employés les créent, sans savoir où un fichier doit aller.
Utilisez comme règle pour votre stockage cloud, l'interdiction de la création de dossiers à moins de 10 fichiers.
Cela évite d'avoir un grand nombre de dossiers comportant presque pas de fichiers. De plus, ayez quelqu'un qui peut agir comme administrateur de stockage. Cette personne référente doit alors être la personne à qui l'on demande si l'on ne sait pas où stocker un fichier.
Faites la promotion du slogan "Prenez le temps de bien sauvegarder".
Nous sommes tous coupables de sauvegarder rapidement, comme sur le bureau Windows du PC par exemple.
Ce problème se multiplie lorsque vous avez plusieurs collaborateurs qui partagent le même espace de stockage en ligne.
Cela rend plus difficile pour tout le monde de trouver des choses. Faites la promotion du slogan "prendre le temps pour bien faire les choses" parmi le personnel , utiliser quelques secondes supplémentaires pour naviguer et déposer le fichier au bon endroit.
Avec une structure de fichiers qui n'a que de 2 ou 3 dossiers de profondeur, cela devrait être plus facile.
Utilisez des marqueurs ou des couleurs sur les dossiers
De nombreux systèmes de fichiers cloud permettent d'utiliser des marqueurs de couleur sur les dossiers.
Cela permet de rendre un dossier ou un groupe de dossiers plus visibles.
Cela réduit le temps nécessaire pour trouver et stocker des fichiers.
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